Die Odoo Wartungs-App (Maintenance) ist ein Modul welches Unternehmen die Verwaltung von Produktionsmaschinen aber auch allgemeinem Equipment ermöglicht. In folgendem Blogeintrag möchten wir auf die Besonderheit beim Verwalten von allgemeinem Unternehmensequipment eingehen.

Tipp: Wenn Sie bereits den Funktionsumfang der Wartungs-App kennen, jedoch genauere Informationen über die Kalkulation der Folgetermine für präventive Wartung erhalten möchten, können Sie über folgenden Link direkt dorthin springen: Kalkulation präventiver Wartungstermin

In den meisten Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Equipment welches verwaltet und gewartet werden muss. Als Beispiel wären hier zum Beispiel IT-Ausstattung (Laptops, PCs, Smartphones, etc.) aber auch Wartungs- und Überprüfungspflichtiges Equipment (wie zum Beispiel Leitern, Messgeräte, Sicherheitsausrüstung etc.). Um dieses Equipment effizient zu verwalten, bietet Odoo die App "Maintenance" an. 

Einige Highlights des Wartungsmoduls:

• Equipment kann sowohl Verantwortlichen (also Personen die für die Wartung und Funktion des Equipments verantwortlich sind) als auch Usern (also Personen die das Equipment tatsächlich nutzen) zugeordnet werden

• Odoo managed sowohl die präventive als auch die anlassfallbezogene Wartung von Equipment.

• Das Intervall für eine präventive Wartung kann in Odoo pro Equipment individuell festgelegt werden. Odoo übernimmt daraufhin automatisch das Anlegen von Wartungsjobs und weißt diese den jeweils Verantwortlichen zu.

• Wartungsanfragen für anlassfallbezogene Wartung können per E-Mail empfangen werden.

Nutzung des Wartungs-Moduls

Die Wartungs-App ist nach der Installation über den Odoo App-Store direkt über das Hauptmenü aufrufbar:

Ersteinrichtung

Bevor das Wartungsmodul genutzt werden kann müssen einige Ersteinrichtungsarbeiten vorgenommen werden:

• Konfiguration der Wartungsteams (Konfiguration => Wartungsteams): Wartungsaufträge können diesen Teams zugewiesen werden

• Konfiguration von Inventarkategorien (Konfiguration => Inventarkategorien): Hier werden die unterschiedlichen Equipmenttypen definiert. In unserem Beispiel sind dies "Leitern, Messgeräte, IT, Werkzeug". Sie können einer Inventarkategorie einen E-Mail-Alias geben. Wenn eine E-Mail an diese Adresse gesendet wird, wird automatisch ein Wartungsauftrag für die entsprechende Kategorie angelegt.

• Wartungsstufen: Hier wird definiert in welchen Stufen eine Wartung abgewickelt wird.

• Anlegen von Equipment: Die Anlage von Equipment ist eigentlich selbsterklärend. Einige wichtige Informationen zur Anlage:

  • Der/die hinterlegte TechnikerIn wird als Verantwortliche/r für Wartungsaufträge herangezogen

  • Das "effektive Datum" wird bei der Kalkulation der Wartung mitberücksichtigt (siehe unten)

  • Im Tab "Wartung" kann festgelegt werden, in welchem Intervall das Equipment präventiv gewartet werden soll.

Anlassbezogene Wartung (Behebung)

Die anlassbezogene Wartung wird spontan notwendig und ist ungeplant. Ein Beispiel für eine anlassbezogene Wartung wäre z.B. eine nicht funktionierende Tastatur bei einem Laptop.

Um eine anlassbezogene Wartung (Odoo-Wording: "Behebung") zu erstellen, öffnen Sie das Menü "Wartung => Wartungsanfragen" und klicken Sie auf "Anlegen". Vergeben Sie einen Titel für die Anfrage und wählen Sie als Wartungstyp "Behebung". Dem hinterlegten Verantwortlichen wird automatisch eine Aufgabe für die Wartung zugewiesen.

Anlassbezogene Wartungsanfragen können auch via E-Mail erstellt werden. Dazu muss bei der Inventarkategorie ein E-Mail-Alias hinterlegt werden. Erhält das System nun auf diese Adresse eine Nachricht, wird automatisch eine Wartungsanfrage erstellt.

Präventive Wartung

Die präventive Wartung ist eine im voraus geplante Aktivität welche in regelmäßigen Abständen fällig wird. Beispiel: Die regelmäßige Komplettwartung einer Fertigungsmaschine.

Das Wartungsintervall eines Equipments wird in den Equipmentstammdaten im Tab "Wartung" gesetzt.

Im Standard von Odoo kann pro Equipment maximal 1 Wartungsintervall gesetzt werden, müssen verschiedene Wartungsintervalle gesetzt werden (z.B. wird eine Maschine regelmäßig geschmiert aber nur 1x pro Jahr komplett gewartet), so gibt es mehrere Möglichkeiten um dies abzubilden:

• Unterteilung eines Equipments in mehrere "Teilequipments"

• Manuelles Anlegen von Wartungsaufträgen in regelmäßigen Abständen

• Nutzung eines individuellen Moduls zur Erweiterung der Funktionalitäten

Odoo prüft automatisch die Wartungsintervalle und erstellt dementsprechende Wartungsanfragen sobald eine neue Wartung fällig wird. Diese Prüfung erfolgt in Odoo über einen "geplanten Task" was gerade bei der Ersteinrichtung oft zu Verwirrung führt da dieser in der Standardkonfiguration nur 1x täglich ausgeführt wird. Wird also ein neues Equipment angelegt so sind die dafür notwendigen Wartungsarbeiten innerhalb von 24 Stunden in der Datenbank verfügbar. Um diesen Prozess zu beschleunigen gibt es einen Trick für versierte User: 

• Öffnen Sie die App "Einstellungen" und aktivieren Sie den Entwicklermodus

• Öffnen Sie App "Einstellungen" erneut und klicken Sie nun im Menü oben auf "Technisch => Geplante Aktionen"

• Suchen Sie die Aktion "Wartung: Anfragen für präventive Wartungen erstellen" über das Suchfeld und öffnen Sie diese

• Klicken Sie auf "Manuell Ausführen"

• Die notwendigen präventiven Wartungsarbeiten werden nun sofort ermittelt und angelegt.

Die Kalkulation des präventiven Wartungstermins:

Gerade bei der Neuanlage von bestehendem Equipment kommt die Frage auf wie der nächste Wartungstermin ermittelt wird. Die Odoo Dokumentation liefert für diese Frage leider keine Antwort, deswegen haben wir unsere Erfahrungen hier für Sie gesammelt und in einem Entscheidungsbaum zusammengefasst (die Logik bezieht sich auf die aktuelle Version Odoo v14 vom 20.10.2020 - wir rechnen damit dass es in zukünftigen Versionen leichte Änderungen in der Logik geben wird, insbesondere da die Wahl des aktuellen Tagesdatums bzw. des effektiven Datums nicht ganz durchgängig ist):

• Bei der Berechnung des Wartungstermins ermittelt Odoo für das betroffene Equipment zuerst, ob es bereits eine bereits abgeschlossene Wartung und/oder eine geplante Wartung in der Zukunft gibt

• Gibt es bereits einen (nicht abgeschlossenen) Wartungsauftrag in der Zukunft und einen bereits abgeschlossenen Wartungsauftrag in der Vergangenheit, so wird überprüft ob der Abstand zwischen letzter Wartung und nächster Wartung dem im Equipment vorgegebenem Intervall * 2 entspricht. Wenn der Abstand zwischen den 2 Terminen doppelt so groß oder größer ist wie vorgegeben, wird ein neuer Wartungsauftrag erstellt, welcher nun entweder mit Vorgabedatum = DatumDerLetztenWartung + Intervall, oder - wenn das Ergebnis immer noch in der Vergangenheit liegt - mit Vorgabedatum = Heute hinterlegt wird.

• Gibt es nur einen Wartungsauftrag in der Zukunft (und noch keinen abgeschlossenen Auftrag in der Vergangenheit), wird überprüft ob dieser innerhalb des doppelten Intervalls zum aktuellen Tag liegt. Wenn der geplante Wartungsauftrag noch weiter in der Zukunft liegt, wird ein Wartungsauftrag an Tag Heute + Intervall erstellt

• Gibt es nur einen abgeschlossenen Wartungsauftrag in der Vergangenheit, wird entweder "Abschlussdatum letzter Auftrag + Intervall" oder (wenn dieses Datum in der Vergangenheit liegt) der aktuelle Tag festgelegt.

• Gibt es keine Wartungsaufträge (also keine zukünftig geplanten und keine bereits abgeschlossenen), so wird der nächste Wartungstermin aus "Effektives Datum" + "Intervall" errechnet.